Архивное хранение документов

У всех организаций возникает ситуация, когда накапливается огромное количество разного рода документов, которые организация обязана в соответствии с законодательством хранить в течение определенного времени. К такой документации относятся и бухгалтерская документация, и документы по личному составу, в медицинских учреждениях — карточки пациентов, и многое другое. Сначала документы занимают один шкаф, потом маленькую кладовку, потом и несколько больших помещений.

При ликвидации, реорганизации (акционировании) предприятий, организаций и учреждений различных форм собственности возникает необходимость сохранения документов по личному составу в целях обеспечения социальных прав бывших рабочих и служащих.

Во всех медицинских учреждениях хранится огромное количество карточек пациентов, масса бухгалтерской отчетности, которая должна храниться не менее 5 лет (в зависимости от типа организации). Сроки хранения документов устанавливаются Федеральным законом от 22.10. 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказом Росархива от 20.12.2019г. № 236.

Огромные количества документов занимают большие площади, которые предприятие могло бы использовать с большей для себя пользой при осуществлении своей непосредственной деятельности, сдачи в аренду или любых других более выгодных для предприятия целей. По истечении предусмотренного законодательством срока хранения документы подлежат уничтожению. Наша организация на ряду с хранением оказывает, в том числе, услуги по уничтожению документов.

Обязательному хранению подлежат: приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, отпуска (при наличии вредного производства), приказы по основной деятельности, но касающиеся сотрудников, личные карточки (форма Т-2), личные дела, лицевые счета или ведомости начисления заработной платы, договоры, контракты, трудовые соглашения, журналы учета движения трудовых книжек, невостребованные документы (трудовые книжки, дипломы, военные билеты), акты несчастных случаев, штатное расписание, списки вредных профессий (при наличии вредного производства). Срок хранения документов по личному составу, сформированных до 01.01.2003 года — 75 лет, после 01.01.2003 года — 50 лет.

Особенность приема документов нашей компанией заключается в том, что мы принимаем документы в необработанном и неупорядоченном виде, в отличие от того, как это положено делать при сдаче документов в государственные архивы. Мы можем принять архивные фонды в необработанном виде без описи, обработать их и составить полную опись самостоятельно, что тоже не практикуется в государственных архивах. В Государственный архив возможна передача дел только в упорядоченном состоянии и с подписанной ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) описью, при этом ЭПК проводит прием документов один раз в месяц.

Помимо хранения мы предлагаем услуги по архивной обработке документов, экспертизе научной и практической ценности, определению сроков хранения либо списания документов, систематизации документов по степени важности, тематической принадлежности к виду и сроку хранения. Все фонды архива вносятся в базу фондов по личному составу Архивного комитета г. Санкт-Петербурга.

Помимо хранения дел по личному составу осуществляем депозитарное хранение документов, хранение документов временного срока хранения, проводим подготовку к уничтожению и конфиденциальное уничтожение дел, срок хранения которых истек. Небольшие объемы документов (1-3 дела) принимаются почтовым отправлением, для архивов большого объема организовываем вывоз, включая погрузочно-разгрузочные работы, упаковку, первичный разбор документов.

Если ликвидируемое учреждение не имеет дел по личному составу, то на хранение принимаются уставные документы с выдачей необходимых для Арбитражного суда актов. Конкурсные управляющие, сдавшие документы на хранение в наш архив, в любой момент могут получить их во временное пользование для работы, а также любую справку по этим документам.

Для заказа услуги, расчета стоимости или получения консультации заполните, пожалуйста,
форму или позвоните по телефону (812) 294-89-73, (812) 294-84-74.