У всех организаций возникает ситуация, когда накапливается огромное количество разного рода документов. Их организация обязана в соответствии с законодательством хранить в течение определенного времени. К такой документации относятся:

  • бухгалтерская документация,
  • документы по личному составу,
  • карточки пациентов в медицинских учреждениях

Сначала документы занимают один шкаф, потом маленькую кладовку, потом и несколько больших помещений.

При ликвидации, реорганизации (акционировании) предприятий, организаций и учреждений различных форм собственности возникает необходимость сохранения документов по личному составу. Это нужно для обеспечения социальных прав бывших рабочих и служащих.

Во всех медицинских учреждениях хранится огромное количество карточек пациентов, масса бухгалтерской отчетности. Эта информация должна храниться не менее 5 лет (в зависимости от типа организации). Сроки хранения документов устанавливаются Федеральным законом от 22.10. 2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказом Росархива от 20.12.2019г. № 236.

Огромные количества документов занимают большие площади. Их предприятие могло бы использовать с большей для себя пользой при осуществлении своей непосредственной деятельности, сдачи в аренду или любых других более выгодных для предприятия целей. По истечении предусмотренного законодательством срока хранения документы подлежат уничтожению. Наша организация наряду с хранением оказывает, в том числе, услуги по уничтожению документов.

Какие документы подлежат обязательному хранению?

Обязательному хранению подлежат:

  • Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, отпуска (при наличии вредного производства);
  • Приказы по основной деятельности, но касающиеся сотрудников;
  • Личные карточки (форма Т-2);
  • Личные дела;
  • Лицевые счета или ведомости начисления заработной платы;
  • Договоры;
  • Контракты;
  • Трудовые соглашения;
  • Журналы учета движения трудовых книжек;
  • Невостребованные документы (трудовые книжки, дипломы, военные билеты);
  • Акты несчастных случаев;
  • Штатное расписание;
  • Списки вредных профессий (при наличии вредного производства).

 Срок хранения документов по личному составу, сформированных до 01.01.2003 года — 75 лет, после 01.01.2003 года — 50 лет.

Наши преимущества:

Особенность приема документов нашей компанией заключается в том, что, в отличие от государственных архивов, мы принимаем документы в необработанном и неупорядоченном виде. Мы можем принять архивные фонды в необработанном виде без описи. Также обработать их и составить полную опись самостоятельно, что тоже не практикуется в государственных архивах. В Государственный архив возможна передача дел только в упорядоченном состоянии и с подписанной ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) описью. При этом ЭПК проводит прием документов один раз в месяц.

Помимо хранения мы предлагаем услуги по:

  • архивной обработке документов;
  • экспертизе научной и практической ценности;
  • определению сроков хранения либо списания документов;
  • систематизации документов по степени важности;
  • тематической принадлежности к виду и сроку хранения.

Все фонды архива вносятся в базу фондов по личному составу Архивного комитета г. Санкт-Петербурга.

Помимо хранения дел по личному составу осуществляем:

  • депозитарное хранение документов;
  • хранение документов временного срока хранения;
  • проводим подготовку к уничтожению и конфиденциальное уничтожение дел, срок хранения которых истек.

Небольшие объемы документов (1-3 дела) принимаются почтовым отправлением. Для архивов большого объема организовываем вывоз, включая погрузочно-разгрузочные работы, упаковку, первичный разбор документов.

Если ликвидируемое учреждение не имеет дел по личному составу, то на хранение принимаются уставные документы с выдачей необходимых для Арбитражного суда актов. Конкурсные управляющие, сдавшие документы на хранение в наш архив, в любой момент могут получить их во временное пользование для работы, а также любую справку по этим документам.

Если ликвидируемое учреждение не имеет дел по личному составу, то на хранение принимаются уставные документы с выдачей необходимых для Арбитражного суда актов. Конкурсные управляющие, сдавшие документы на хранение в наш архив, в любой момент могут получить их во временное пользование для работы, а также любую справку по этим документам.

Для заказа услуги по архивному хранению документов, расчета стоимости или получения консультации заполните, пожалуйста, форму или позвоните по телефону:
(812) 294-89-73, 294-84-74.